採用管理データを紙媒体で行っていると、１人のデータを見つけるのにかなりの時間を費やしてしまいます。
しかし、エクセルで採用管理を行うことで探す時間を短縮することができるほか、グラフなどを使うことで採用データを「見える化」することが可能です。
そこで、今回は「採用管理をエクセルで行う方法」「エクセルで採用管理する際のポイント」について、ご紹介していきます。
採用管理をエクセルで行う方法
紙媒体を主体にして採用管理を行っていると、採用のデータ管理が難しくなるほか、紛失の恐れもあります。
そこで、エクセルで採用データの管理を行うことによって、誰でも簡単にデータを保存・編集・管理することが可能です。
会社で採用管理表を作成する
自社で採用管理表を作成することによって、自社に合わせた採用管理表を作成することができます。
自社に合わせた採用管理表にするメリットは、自社だけにしか使わない項目を作ることができるほか、部署内で必要な人だけがアクセスしやすくすることが可能です。
自社に合わせた採用管理表を作成する場合は、ひと目で大まかな内容を把握できるように、応募者の情報以外にも選考の進捗や合否を載せておきましょう。
また、スクロールが多いことで時間が奪われてしまったり、変なところをクリックしてしまう可能性があるため、スクロールが少ない採用管理表にすることがオススメです。
無料のテンプレート
自社に合わせた採用管理表を作ることが難しい場合は、無料で配布されているテンプレートを利用することがオススメです。
テンプレートはWEB検索をかけることで入手することができ、無料テンプレートの種類も豊富にあることから、自社に合わせたテンプレートを簡単にダウンロードすることができます。
採用管理表を作成するにも時間がかかってしまって、マニュアルの作成が間に合わない場合もあるため、手間を省くためにも無料のテンプレートから始めるといいでしょう。
採用管理をエクセルで行うメリット3選
採用管理表を作成して採用データを管理するメリットは、以下の通りです。
- 応募者数をひと目で確認できる
- 低コストで管理することができる
- グラフを利用して細かな分析ができる
そのほかにも、採用管理表を自社で作成することによって、カスタマイズしやすいなどのメリットもあります。
ここからは「採用管理をエクセルで行うメリット3選」をご紹介していきます。
応募者数をひと目で確認できる
採用管理表をエクセルで行うことで、自社にきた応募者数をひと目で確認することができます。
紙媒体の採用管理の場合では、履歴書や職務経歴書などを１人ずつチェックしていかないといけないため、時間と労力が非常にかかってしまいます。
しかし、エクセルで採用管理することで時間を短縮することができるほか、一覧でそれぞれのデータを確認することが可能です。
また、エクセルを利用することで表の作成だけではなく「グラフ・計算式・関数」などを挿入することで、さらに見やすく採用データを管理できます。
低コストで管理することができる
採用管理をエクセルで行うことで、採用管理の低コスト化を実現することができます。
エクセルでは、表計算以外にも書類の作成やデータ分析などを行えることから導入している企業が多く存在します。
また、Officeのソフトがインストールされていることによってすぐに利用することができるため、一定の金額内で継続して採用データを管理することが可能です。
グラフを利用して細かな分析ができる
エクセルで採用管理を行うことで、採用データの分析が行いやすくなります。
紙媒体のように情報だけが載っているデータよりも、関数やフィルターを活用することによって「見える化」が実現するため効率的になるのです。
例えば、応募数や採用数、採用率を比較するために求人ごとの費用を含めてデータを残しておくことで、コストパフォーマンスと採用の分析を同時に行うことができます。
エクセルで採用管理する際のポイント
採用管理をエクセルで行う場合は、ポイントをしっかりと抑えておくことで、スムーズに採用データを管理することができます。
また、エクセルで採用分析する際のポイントをマニュアルに加えておくことで、誰でも採用管理を行え、人材コストも抑えることが可能です。
入力方法・表記を統一する
データの入力は列ごとに統一することで、後の作業をスムーズに行うことができます。
例えば、上と同じ項目を入力する際に「同上」と表記してしまうことはNGです。
また、表記の統一も行うことが重要です。
これは業界用語を入力する際に注意が必要であり、部署名の配属先を管理するセルで「営業」「MKT」と2種類存在すると、検索に引っかかりづらくなります。
色ではなく、分類で管理する
採用データを管理した後、もっと見やすくするために行ごとに色を変える方もいます。
これも見やすくするために必要な作業ですが、ソート・検索ができなくなってしまうため注意が必要です。
これを防ぐためには、色付けでなくセルの数を増やして１つの項目として成り立ててあげることが大切です。
採用管理に役立つ関数を覚える
採用管理にエクセルを利用する理由として、関数を使いこなすことによって作業効率を上げることが可能なためです。
そのため、最低でも以下の関数を覚えておくことで、採用管理をスムーズに行うことができます。
【関数名】
- COUNTA関数：応募総数を計算
- COUNTIF関数：条件に該当検索で応募者の数を集計
- SUM関数：セル範囲を指定することで合計を集計
- COUNTIFS関数：複数条件を検索すれば合計を集計
- VLOOKUP関数：条件に当てハマった人のみ表示
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今回は「採用管理をエクセルで行う方法」「エクセルで採用管理する際のポイント」について、ご紹介してきました。
採用管理をエクセルで行うことで、ひと目で採用データ一覧を把握することができます。
また、関数やグラフを利用することで採用データの「見える化」を進めることが可能です。
しかし「自社だけでは不安」「そういった業務を委託したい」という企業の方も多いと思います。
そのような企業の方は、LINEだけで採用を完結することができる『アトエル』を利用してみてはいかがでしょうか。
優秀な新卒人材の確保はもちろんのこと、採用フローの個別設計・多様なアナリティクスも行えることから、企業に合わせた人材の確保することが可能です。
「採用管理データをもっと明確にしていきたい」と思っている企業の方は、ぜひ『アトエル』で採用担当者によくある悩みを一緒に減らしていきませんか？
